Accueillir les clients convenablement dans votre societe

Accueillir les clients convenablement dans votre societe

Si vous avez bien remarqué, dans chaque entreprise, il y a le service d’accueil. Il s’agit de personnes formées pour recevoir les gens qui visitent l’enseigne.

Les missions d’une hôtesse d’accueil

L’hôtesse d’accueil est la personne qui se place juste à l’entrée de la société, son premier rôle est d’accueillir les visiteurs de l’entreprise. C’est pour cette raison qu’elles sont présentables et portent même des uniformes très classes. Généralement, leur uniforme revêt la couleur emblématique de l’entreprise avec son écusson disposant le logo ou la marque de la boîte. Elles sont très bien maquillées et coiffées puisqu’elles représentent l’image de la société.

C’est à l’accueil que les visiteurs vont prendre des renseignements sur la société. Normalement, l’hôtesse est au courant de chaque attribution du personnel de l’entreprise. Elle est habilitée à répondre aux questions posées par le visiteur, sinon, elle sait qui appeler pour mieux le renseigner. Elle est capable de parler plusieurs langues afin de mettre à l’aise le visiteur. C’est à l’accueil que les visiteurs recherchent leur badge.

L’hôtesse d’accueil va orienter et guider les visiteurs. Elle connaît le lieu comme sa poche, elle connaît tout le personnel, et son caractère, et pour que le client ne perde pas le temps, c’est elle qui l’introduit dans le bureau de la personne qu’il recherche. Mais aussi intelligente qu’elle est, elle est capable de garder le secret de la société et celui de chaque personnel de l’entreprise, et elle peut même prendre le rôle d’une secrétaire dans ce cas.

L’hôtesse d’accueil va participer aux tâches administratives de la société

C’est pour cette raison qu’une entreprise doit rechercher son responsable d’accueil à l’agence d’hôtesse de prestige Pénélope Welcome car les personnes sortant de ce genre d’institut sont des professionnelles. Elles ont été formées en tant que standardistes. Ce qui veut dire que ces hôtesses savent gérer les appels téléphoniques de la société. Elles ont été formées dans le classement des dossiers comme assistantes de direction. Elles savent rédiger des papiers administratifs tels que les divers contrats, les accords, les lettres de communications, etc. Elles peuvent organiser une réunion du personnel de l’entreprise en s’occupant de tous les détails, même les plus minimes. Elles sont aptes à rédiger même un PV suite à cette réunion. Elles peuvent aussi gérer l’emploi du temps des employés de l’entreprise et chapeauter le travail du chef personnel si besoin en est. 

L’accueil et les vestiaires

L’hôtesse d’accueil ou le réceptionniste va aussi se charger de mettre les visiteurs à leur aise. Dès son entrée, ils ont le droit de laisser leur sac et les affaires qui les gênent afin d’affronter la personne qu’il est venu parler. C’est au rôle de l’accueil de garder précieusement les affaires de la personne sans les abîmer ou les confondre avec celles des autres. D’habitude, l’hôtesse donne un numéro au visiteur correspondant la case où on a mis ses affaires. Attention, il y a même des vestiaires payants, et c’est l’hôtesse qui gère cette petite caisse. En parlant de caisse, dans d’autres circonstances, dans les hôtels ou restaurants par exemple, les gens peuvent régler leurs factures à l’accueil.

Du coup, cela fait beaucoup de tâche, et c’est pour cela que ces hôtesses participent beaucoup au développement de l’entreprise : admettons que l’hôtesse ne sache pas accueillir les visiteurs comme il se doit, l’entreprise aura une mauvaise réputation et pourra même perdre ses clients.

peba-pyrenees