Comment personnaliser une messagerie vocale professionnelle ?

Aujourd’hui, très peu de personnes utilisent encore un répondeur normal de téléphone. En effet, la tendance est beaucoup plus dans le style des mails et des messages (texte). Cependant, la messagerie vocale est encore d’actualité dans le monde professionnel et vous pouvez rendre la vôtre unique en la personnalisant. Cet article vous propose donc quelques idées pour vous aider à personnaliser votre messagerie vocale professionnelle.

Quelques idées pour une messagerie vocale d’entreprise

Certaines entreprises disposent généralement d’un répondeur téléphonique commun. Toutefois, faisant partie de cette société, il serait bien de procéder à la personnalisation de votre messagerie. Ainsi, dans un premier temps, vous pouvez opter pour des messages téléphoniques du type :

Au début du message vocal, indiquez le nom de l’entreprise. Puis, saluez les éventuels clients et précisez-leur que vous ne pouvez pas répondre à cet appel dans l’immédiat. Pour finir, invitez-les poliment à décliner leur identité, à fournir un numéro, mais aussi à notifier la raison de leur appel. Aussi, n’oubliez pas de leur signaler que quelqu’un de votre société se chargera de les appeler d’ici là.

Vous pouvez aussi choisir de saluer en premier. Puis, notifier à la personne au téléphone qu’elle est sur le répondeur téléphonique d’une telle entreprise (n’oubliez pas de donner le nom de l’entreprise). Précisez par la suite vos jours et vos heures d’ouverture et de fermeture. Pour conclure, prier la personne de vous rappeler ou de laisser un message pour vous permettre de le faire, surtout s’il s’agit d’une vente.

Comment personnaliser votre messagerie vocale individuelle ?

En tant que cadre d’une entreprise, il n’est pas exempt que vous ayez un téléphone professionnel individuel. Alors, il sera intéressant ici de rendre votre messagerie personnalisée

Débuter par les formules d’usage de salutations, tout en notifiant aux clients qu’ils sont sur votre répondeur. Donnez à cette étape votre nom et celui de l’entreprise. Ensuite, préciser le fait que vous n’êtes pas disponible pour répondre à l’appel téléphonique de suite. Et enfin, dites-leurs veuillez bien me laisser un message vocal et que vous vous ferez le plaisir de les rappeler.

Dans un autre style, vous pouvez démarrer par un bonjour et notifier qu’ils sont sur une messagerie vocale. Puis dites-leur que s’ils appellent pour un fait commercial, qu’ils peuvent bien appeler un collègue du service commercial. N’oubliez pas de donner le nom de la personne ainsi que son numéro. Aussi, faites-leur comprendre que la personne leur fournira les informations nécessaires afin qu’ils ne se sentent pas renvoyés vers un quelconque subalterne. La vente peut bien se faire avec ce dernier.

Messagerie personnalisée en cas de prise de congé

Si vous devez vous absenter pendant un temps, pensez à faire personnaliser votre messagerie. Aussi, n’hésitez par à laisser les coordonnées de votre boîte mail. Ainsi, vous pouvez opter pour un message tel que :

Après un bonjour rapide, faites savoir à l’interlocuteur qu’il est sur votre répondeur en donnant votre nom. Dites-lui également que vous êtes parti en congé et précisez la date de retour dans l’entreprise. Puis, priez la personne de vous laisser un message vocal pour que vous l’écouter après. Veuillez finaliser qu’en raison de l’urgence, elle peut vous joindre par mail et que vous y répondrez.

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